Адресатов у такой записки может быть несколько, например, группа сотрудников, которым необходима информация, содержащаяся в ней. Тогда на записке в качестве обращения нужно написать поименно всех подчиненных или общее для них обращение. Вы вправе адресовать служебную записку непосредственно лицу, которое должно исполнить ваши указания, а также нижестоящему подчиненному, который, в свою очередь, в устной форме передаст сообщение.
В отношении записок, передаваемых подчиненным начальнику, существуют строгие ограничения. Во-первых, такие записки передаются непосредственно лицу, стоящему выше вас. Во-вторых, ни в коем случае не следует передавать их через посредников. В-третьих, подобным средством коммуникации с начальником следует пользоваться очень редко, только в крайних случаях. Служебные записки, адресованные вами в адрес начальника, больше похожи на совет, пожелание, чем приказ. Использование повелительного тона недопустимо, даже если начальник способен на вольности в общении. Ваши профессиональная вежливость и такт должны всегда находиться на должном уровне. Обязательно напишите полностью имя и отчество адресата, хотя фамилию в таком сообщении можно и опустить. Подпись должна включать в себя ваши фамилию и инициалы.
Своеобразны записки, которые пишут друг другу коллеги по работе. Они отличаются от вышеназванных служебных записок тем, что допускают некоторые вольности в разумных пределах. Например, если вы обращаетесь к хорошо знакомому вам сотруднику, в сообщении можете указать только имя адресата или принятое между вами обращение. Это относится и к подписи, которая обязательно должна присутствовать в конце записки. Иначе коллега, получив сообщение без подписи, может засомневаться, вы ли его написали.
Тем не менее, несмотря на некоторую свободу, в таких записках нетактично делать сообщения личного плана. Записки между коллегами должны нести в себе информацию, касающуюся рабочего процесса. Как правило, таким средством коммуникации пользуются сотрудники, работающие на одном месте в разные смены. Ваша служебная записка коллеге может быть передана посторонним лицом или вы можете положить ее на рабочее место. Не пишите очень длинные записки своему коллеге, так как в любой из них ценны краткость и лаконичность. В записке к своему коллеге вы можете пожелать ему счастливого рабочего дня наряду с основной информацией.
Если вы, в силу своей работы, часто сталкиваетесь с написанием подобных записок, вам обязательно помогут все вышеуказанные советы. Служебные записки рекомендуется писать только в особых случаях, когда нельзя передать информацию в устной форме. Не переусердствуйте в их написании, так как непосредственное общение с подчиненными, коллегами и начальником никогда не заменит письменную форму общения.
