Обдумайте, где вы оставите записку. Чаще всего сообщения такого рода кладут на стол или рабочее место адресата. В этом случае подойдут листки, покрытые с одной стороны тонким липким слоем. Такую записку вы можете просто повесить на рабочем месте коллеги, где он сразу же ее обнаружит. Но записки на липкой бумаге нельзя передавать начальнику или подчиненным.
В некоторых офисах есть специальные доски, приспособленные для того, чтобы сотрудники записывали нужную информацию для коллег. Важно, чтобы на этой доске не было сообщений негативного характера, так как сведения такого рода ставят адресата в неудобное положение. Записку подчиненным вы можете передать через секретаря или третье лицо. Считается некорректным, если в передаче записки участвует более одного посредника. Не следует передавать записки свернутыми или сложенными в несколько раз. Если информация, которую вы хотите передать, носит конфиденциальный характер, запечатайте записку в конверт.
Содержание служебных записок делится на три части: обращение, основная часть и подпись. Наличие в любой из них этих компонентов обязательно. Адресат служебной записки должен быть указан в самом начале. Соотнесите то, к кому вы обращаетесь, с какой целью вы пишите записку, и в зависимости от этого напишите инициалы или фамилию и имя. После обращения можно поставить как восклицательный знак, так и точку. Основная часть несет весь информационный объем. К ее написанию нужно отнестись с особым вниманием. В основной части вы должны как можно короче сообщить всю нужную информацию. Основная часть, как правило, включает не более 5 предложений, но в особых случаях допускается и больший объем. Подпись также обязательна в записке, как и обращение. Адресат должен точно знать, кто автор послания. Подписать записку вы можете просто фамилией.
Существует несколько разновидностей служебных записок, различающихся по тому, кто является адресатом и отправителем сообщения. Служебные записки, отправляемые начальником подчиненному, отличаются тем, что они, как правило, написаны в повелительном наклонении, но с соблюдением тактичного обращения к подчиненному. Такая записка содержит большой объем информации, касающейся организации рабочего времени, или включает запоздалые указания сотруднику по тому или иному делу. Такие обращения вы, будучи начальником, можете передавать не сами лично, а через других сотрудников. Но учтите, что для передачи записок нужно использовать только одного человека, то есть, между вами и подчиненным должно быть только одно промежуточное звено.
