Научившись правильно оформлять эти два вида документации, вы всегда сможете достойно выйти из любой ситуации, сумеете правильно разъяснить свое поведение. Очень важно уметь четко расставить все необходимые акценты в документе. В объяснительной, конечно, не стоит полностью отрицать свою вину, это представит вас не в лучшем свете. Важно суметь оправдать свое поведение так, чтобы это не выглядело как отрицание собственной вины. Помните, что признание вины уже наполовину снимает с вас ответственность за содеянное.
Глава 3. Служебные записки
Служебные записки – одно из средств коммуникации, которое позволяет передавать и получать полезную информацию. Как часто хочется дать какие-то рекомендации коллеге или подчиненному, а в силу различных обстоятельств личное общение с ним невозможно. Вам, наверное, приходилось испытывать некоторые трудности в общении с сотрудниками, когда они по той или иной причине временно отсутствуют на рабочем месте. Такие проблемы зачастую тормозят ход всего дела в целом. В подобных случаях вам помогут служебные записки, без которых нельзя обойтись ни одному деловому человеку. Если у вас нет возможности передать нужную информацию лично, служебная записка выручит вас.
Пользоваться записками очень удобно, ведь не всегда удается встретиться с сотрудником лично. Но чтобы адресат понял, о чем сообщается в ней, нужно учитывать некоторые моменты. Если вы научитесь правильно писать служебные записки подчиненным, коллегам или начальнику, это значительно облегчит вашу работу. Вам не придется долго дожидаться личной встречи с нужным вам человеком. Записки могут в некоторой степени заменить вам телефон.
Служебные записки отличаются краткостью и компактностью сообщаемой информации, вежливостью, в них недопустимы оскорбления или негативные моменты. Только тактичные обращения помогут адресату воспринять вашу записку не как приказ, а как просьбу.
Служебные записки обычно пишут на небольших листках. Сейчас в продаже можно увидеть различные блоки, блокноты для записи. Вы можете использовать их для написания записок. Главное, чтобы бумага была чистой, то есть, не содержала никаких других посторонних записей, ненужных сообщений. Не советуем писать служебные записки в адрес начальников или подчиненных на обратной стороне каких-либо бланков. Это является признаком плохого тона. Ваша записка будет выглядеть не лучшим образом, если она написана на рваной или помятой бумаге. Стоит обратить внимание и на почерк. Если вы записали сообщение неразборчивым почерком, адресат может его и не понять. Постарайтесь, чтобы информация была записана ровным, красивым, понятным не только вам, но и остальным почерком.
