Объяснительную могут потребовать после получения на вас докладной. Докладная представляет своего рода жалобу на то или иное обстоятельство. Например, начальник маленького отдела пишет вышестоящему докладную на сотрудника, который постоянно опаздывает, и просит в связи с этим принять какие-либо меры. Вполне возможно, что и вам придется писать докладные, поэтому следует знать правила ее оформления.
Как и в объяснительной, в правом верхнем углу докладной указывают должностное лицо, на имя которого она пишется (место работы, имя, фамилию и отчество), затем фамилия, имя и отчество сотрудника, подающего докладную. В середине листа указывается название документа – "Докладная". При этом ни одной точки не ставится (кроме точек сокращения). Ниже идет текст самой докладной. Вы, наверное, заметили, что докладная является однокоренным словом с "докладом". Напрашивается правомерный вывод, что эти два слова имеют похожее значение. Действительно, докладная составляется в форме доклада. В ней обозначаются основные пункты и важные моменты. Приводятся самые яркие доводы и факты.
Текст должен быть хорошо отредактирован. В нем крайне нежелательно присутствие ошибок (будь то ошибки грамматические, лексические или речевые). Старайтесь не строить слишком длинные и замысловатые предложения. Не стоит употреблять много научных терминов и заимствованных слов – это делает текст слишком сухим и неестественным.
В зависимости от цели, докладная может носить инициативный, отчетный или информационный характер. Текст делится как бы на две части. В первой идет изложение фактов, которые послужили поводом для ее написания, а во второй излагаются выводы и предложения, которые автор дает на рассмотрение адресату.
Если докладная адресуется в другую организацию, непременным условием является ее оформление на бланке. Внутренние же докладные могут быть отпечатаны или написаны от руки на чистых листах с учетом соблюдения всех норм их написания. Докладные, которые исходят от целого отдела или предприятия, подписываются его руководителем. Докладные внутреннего характера подписывает непосредственно их автор.
При написании докладной следует помнить о ее структуре. В первой части документа разместите только ту информацию, которая подтверждена фактами. Не стройте собственных версий и теорий. Лишь во второй ее части вы можете проявить инициативу и высказать собственное мнение по поводу обсуждаемого вопроса. Все выдвигаемые предположения и версии должны располагаться строго во второй половине документа. В противном случае текст получится смазанным. Документ потеряет стройность оформления, что значительно снизит его весомость в глазах начальства. При написании докладной постарайтесь максимально раскрыть ее тему, чтобы вопрос или проблема, рассматриваемые в ней, были показаны со всех возможных сторон. Постарайтесь, чтобы у начальства не возникло лишних вопросов по излагаемому материалу.
