После окончания основного текста справа поставьте число, месяц и год написания документа, а ниже, под числом свою подпись.
Не берите для написания объяснительной маленький клочок бумаги, выдранный из тетради. Представьте себя на месте начальника: подает вам сотрудник лист бумаги с неровными краями, а то и забрызганный кофе, в котором старательно пытается уверить вас в своей компетентности и ответственности. Весьма сомнительно, что это произведет на него благоприятное впечатление. Поэтому уж будьте любезны утрудить себя и найти для написания документа (любого, не только объяснительной) стандартный белый лист бумаги.
Если при написании объяснительной или докладной вами была допущена помарка или неаккуратность, лучше потратить время на его переписку, а не подавать начальству черновой вариант. Неаккуратность сотрудника на бумаге может создать у вышестоящего лица впечатление, что и в работе вы неряшливы. А это, уж поверьте, будет играть не в вашу пользу.
Текст объяснительной должен состоять как бы из двух частей: констатации факта, послужившего поводом для ее написания, и объяснения причин произошедшего.
А теперь давайте поговорим о том, в каких случаях пишутся объяснительные. Во-первых, самым распространенным поводом служат опоздания. Конечно, все в мире невозможно предугадать. Один раз опаздываешь из-за сломанного автобуса, другой – из-за остановки лифта, а третий – просто из-за неумения правильно рассчитать свое время. Иной раз этот документ пишется из-за отсутствия на работе в течение всего дня, а то и нескольких дней. И вот тут-то начальник будет более придирчив к объяснению работника. И, естественно, не поверит таким объяснениям, которые принято писать для отвода глаз ("заболела голова", "выпал зуб" и т. д.).
Если вы пропустили несколько дней по болезни, будьте добры позаботиться о том, чтобы при выходе на работу у вас на руках находился больничный лист, заверенный врачом.
Причиной объяснительной может послужить не только ваше опоздание, но и поведение, не соответствующее нормам, принятым в данной организации. Например, если вы имели неосторожность выразиться неподобающе в присутствии начальства, не выполнили какое-то распоряжение или допустили прочие мелкие и крупные промахи в своем поведении, от вас также потребуют объяснительную.
И все же хочется дать вам совет: старайтесь создавать как можно меньше поводов для написания объяснительной. Дело в том, что часто пишущий подобные документы человек постепенно понижает свой авторитет в глазах начальства. А ведь он является неотъемлемой частью вашего успеха в карьере. Если ваш авторитет будет подорван, вы станете несолидно выглядеть не только перед начальством, но и перед коллегами. А быть предметом насмешек, согласитесь, не очень то приятно.
