Когда внесете в черновик все необходимые коррективы, можете переписать его. Обычно в деловой переписке компании и организации используют свои фирменные бланки, на которых указывается название компании, нередко – ее логотип, может быть, адрес, телефон, факс и т. д. Согласно деловому этикету, даже для небольших по объему деловых писем принято использовать листы специального формата (формата 4-А). При этом письмо должно быть отпечатано таким образом, чтобы его было удобно читать. Чем аккуратнее оно оформлено, тем больше положительных эмоций останется у его адресата.
Глава 2. Докладная и объяснительная
Вам, наверное, известно, что на предприятиях и даже в частных небольших фирмах существует такая форма отчетности как объяснительная и докладная. Пишутся они на имя директора или хозяина фирмы и несут функцию контроля за действиями подчиненного. Оба эти вида отчетности являются такой же документацией предприятия, как отчет или бухгалтерская книга. Хранятся они чаще всего у секретаря в отдельной папке в течение некоторого времени: объяснительные примерно около года, докладные – не менее трех лет.
Объяснительная – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта или происшествия. Составляется этот документ непосредственно самим работником.
Оба эти документа имеют определенную форму оформления. Пишутся они чаще всего от руки. Иногда на предприятиях существуют бланки этих документов, но встречается это крайне редко. Обычно сотруднику выдается лист бумаги, в правом верхнем углу которого пишется сначала название организации, затем должность лица, на имя которого пишется документ (его имя, фамилия и отчество), и имя сотрудника, который его пишет. Затем по центру следующей строчки пишется название отчетности ("объяснительная" или "докладная").
В объяснительной ниже следует текст, составленный от первого лица, то есть, например: "Я опоздал (а) на работу на 2 минуты из-за…" Текст должен быть составлен грамотно как с орфографической точки зрения, так и с пунктуационной и стилистической. Стиль подобных документов должен быть деловым и кратким. Не стоит писать длинных мемуаров и расплывчатых предложений. Текст требует предельной ясности. Старайтесь избегать безличных местоимений (кто-то, некто и т. д.) и вводных слов, которые придают содержанию оттенок неопределенности и расплывчатости (наверное, видимо и др.).
Помните, что от вас не требуется предположений и рассуждений. Необходимо сообщить лишь факты, которые действительно имели место. Ни один начальник не станет читать безграмотно составленную, длинную и расплывчатую объяснительную. Скорее, он сочтет вас нерадивым сотрудником и попросит написать заявление об увольнении по собственному желанию, а в худшем – просто уволит без лишних церемоний. И его можно понять. Безграмотно написанный документ у любого начальника или руководящего работника вызовет сомнения в вашей компетентности.
