Каждое деловое письмо, как и любой официальный документ, имеет свою четкую структуру. Даже если вы собираетесь сделать его очень коротким, не забудьте о трех основных частях. Это вступление, основная часть и заключение.
Вступлением будет первый абзац письма. Он должен содержать изложенную предельно ясно основную тему письма. Составляйте его так, чтобы адресат мог сразу понять, о чем пойдет речь в письме, прочитав этот абзац.
В основной части изложите само содержание. При этом не забудьте эту часть письма разделить на абзацы, в каждом из которых подробно рассматривайте отдельную тему или разные аспекты излагаемого вами вопроса.
Заключение должно представлять собой некоторый вывод из изложенных фактов. Оно же может содержать вашу просьбу или обещание каких-то действий, что напрямую связано с темой письма и его целью.
Главным требованием к составлению делового письма должна стать предельная точность изложения и краткость. Не употребляйте лишних слов, не приводите фактов, не имеющих отношения к делу, так как это отвлечет адресата от основного вопроса, рассматриваемого в письме. Старайтесь не делать основную часть слишком длиной. Обычно бывает достаточно нескольких небольших абзацев, чтобы полностью раскрыть содержание вопроса.
Начните писать на черновике. Вы можете использовать компьютер и исправлять текст непосредственно на экране. Если нет такой возможности, пишите от руки. Обратите внимание на стиль и правильность написания всех слов. Деловая переписка требует точного соблюдения всех правил грамматики и пунктуации, поэтому заранее запаситесь справочниками и словарями и старайтесь обойтись без ошибок.
Посмотрите на черновик и задайте себе несколько вопросов. Например, не использовались ли в вашем письме слова, без которых вполне можно обойтись. Если таковые имеются, вычеркните их. Проверьте, удалось ли вам изложить всю необходимую информацию, придерживаясь при этом предельной краткости, все ли в письме доступно для понимания. Заострите внимание на том, вся ли информация изложена в логической последовательности, соответствует ли стиль письма его цели. Если обнаружите какие-то погрешности, сразу же устраните их.
Особое внимание обратите на правильность написания слов и расстановку знаков препинания. Если вы не уверены, проверьте себя по справочнику или словарю. По возможности, избегайте сложных конструкций предложений, которые могут помешать восприятию информации. Не употребляйте слова, в правильности написания которых вы не уверены, или если они имеют двоякое толкование. Такие ошибки охарактеризуют вас и вашу компанию не с лучшей стороны, а также могут исказить изложенную вами информацию.
