Разобравшись с фактическим материалом, обратитесь к системе его изложения. Сначала выберите стиль для письма. Это будет зависеть от того, кому вы его адресуете, какая информация в нем изложена, какую цель вы преследуете, отправляя письмо.
Главное требование к деловому письму – максимум информации в минимальном объеме. То есть, деловое письмо должно содержать всю необходимую информацию, быть понятным и доступным и не включать в себя ничего лишнего. Помните, ваши предложения должны быть правильно построены и содержать только необходимую информацию. В деловом общении недопустимо использования жаргона, сленга, сниженной лексики.
Обратите внимание на тон письма. Ни в коем случае не используйте интонаций поучения. Они недопустимы, даже если вы занимаете лидирующее положение по отношению к адресату, так как немедленно вызовут негативную реакцию. К кому бы вы не обращались и в каких бы отношениях не находились с этим человеком, тон любого делового письма должен быть ровным.
Не старайтесь написать деловое письмо "красиво", витиевато, изысканно. Этим вы усложните понимание его содержания и оставите впечатление о себе как о человеке легкомысленном, витающем в облаках, которому чужды точность и четкость делового мира. Оставьте красивый слог для личной переписки.
Но это вовсе не означает, что каждое ваше деловое письмо должно быть предельно сухим и скучным. В ряде случаев допустимо использование шутливой интонации, от него должно исходить дружелюбие. В лично адресованных письмах вы также можете использовать комплименты. Но пользуйтесь этим приемом только в том случае, если обе стороны уверены, что похвала заслужена.
Излишняя официальность также далеко не всегда уместна, поэтому не превращайте письмо в сухое изложение фактов. Но не в меньшей мере вам необходимо остерегаться и опасности впасть в слишком фамильярный тон. Это совершенно недопустимо в деловой переписке.
Никогда не используйте в деловом послании слова, значение которых вам неизвестно или вы не уверены, что точно его понимаете. Иначе вы рискуете исказить факты, изложенные в письме, что сильно затруднит установление взаимопонимания между вами и адресатом.
Недопустим в деловом письме требовательный тон. Это сразу же настроит против вас вашего адресата и заставит его воспринимать всю информацию, изложенную в письме, как что-то навязываемое вами, поэтому подсознательно окажется готов к ее неприятию. Гораздо лучше излагать информацию ненавязчиво, убеждая или что-то предлагая конкретно. Изложенная таким образом информация обычно воспринимается людьми позитивно, и скорее всего, адресат склонится к вашей точке зрения.
