То, что какие-то сведения, обязательства или требования изложены в деловом письме, делает возможным хранение этой информации так долго, как вы посчитаете нужным, и в случае необходимости использование ее в качестве письменного свидетельства в судопроизводстве.
И самое главное – тщательно составленное, грамотное деловое письмо – это визитная карточка компании. Именно оно произведет необходимое впечатление о вашей организации на тех, кому вы отправляете такую корреспонденцию.
Приняв решение написать деловое письмо, подойдите к этому процессу с особой тщательностью. Дело в том, что составление деловых писем несколько отличается от обычной, неофициальной корреспонденции.
Чтобы ваше письмо достигло своей цели, необходимо тщательно его спланировать. С самого начала решите, о чем вы будете писать, а самое главное – зачем, вам необходимо четко сформулировать цель своего письма. После этого подберите весь необходимый материал и обдумайте способ его изложения. Вам придется тщательно продумать всю структуру письма, а также подтвердить содержание документами, архивами или запросить самую свежую и полную информацию по тому или иному вопросу. Каждый факт, излагаемый вами в деловом письме необходимо тщательно проверить, так как в этой области корреспонденции не допускается ни малейшей неточности или недостоверности. Имейте в иду, что письмо – это ваше официальное заявление, поэтому составляйте его таким образом, чтобы впоследствии у вас не возникало необходимости опровергать или исправлять информацию, изложенную в нем. Если сведения для делового письма уже отобраны и тщательно выверены, сделайте первый вариант чернового наброска, то есть, запишите все факты, которые вы собираетесь изложить в письме, и расположите их в нужной последовательности. Это поможет вам составить хорошо продуманный, логически связный план. От последовательности изложения информации во многом зависит, насколько эффективным будет воздействие вашего послания.
Вам также необходима максимальная информация об адресате. Вы должны реально представлять не только род его занятий, но и его образование. Это поможет вам правильно представить в письме всю необходимую информацию. Поэтому если тот, кому адресовано ваше письмо, не имеет технической подготовки и по роду своей деятельности не занимается техникой, не насыщайте свое послание обилием технических терминов, понятных только специалисту. Этим вы не вызовете его симпатий и сильно затрудните взаимопонимание между вами. И наоборот, человеку, привыкшему иметь дело с точными науками, гораздо проще разобраться в информации, изложенной с обильным использованием цифр и специальных терминов.
