При заправке на земле использовались 4 шланга, входящие в съемное оборудование самолета.
На Ил-78 установлена отличная от Ил-76 топливная система, допускающая межбаковую перекачку практически со всех баков.
Отработку заправки в воздухе выполнял экипаж С.Г. Близнюка. При дозаправке самолетов МиГ летчики-испытатели выяснили, что скорость передачи топлива в 1200 кг/мин недостаточна для них, и рекомендовали увеличить ее вдвое. Выходом из положения стало увеличение диаметра заправочного шланга с одновременным уменьшением его длины до 26 м. Кроме того, для удобства подкрыльевые УПАЗы перенесли на 2 м ближе к концевой части крыла: сейчас они располагаются в 16,4 м от продольной оси самолета.
В отличие от заправки по схеме «крыло-крыло», схема «конус-штанга» является более безопасной с точки зрения пилотирования самолетов. Помогали и сами УПАЗ, разработанные с учетом горького опыта катастроф при дозаправках самолетов Дальней Авиации. Они обеспечивают надежную сцепку и расцепку самолетов, без различного рода «цирковых трюков», как это было раньше. Даже форма, вид и размеры заправочного конуса (его масса 40 кг вместо 240 кг на ЗМС/ЗМН) выбирались продолжительное время, пока не удалось добиться его стабилизации в воздушном потоке. В ходе испытаний установлены режимы дозаправки: высота 2-7,5 км, скорость – 400-600 км/ч, минимальная дистанция между самолетами – 13 м.
Общая масса топлива на борту Ил-78 составляла около 118 т (в зависимости от его фактической плотности). Это позволяло отдавать летающему танкеру 84-86 т топлива при удалении района дозаправки от аэродрома вылета на 600-650 км.
Машина получилась достаточно дорогой: ее цена на 80% больше Ил-76МД в транспортном варианте.
По американской классификации Ил-78 получил собственное имя Midas по имени царя из греческой мифологии.
Конвертация Ил-78 в транспортный вариант занимает относительно немного времени: пару часов уходит на снятие фюзеляжных баков, параллельно идет демонтаж УПАЗов, что в общем занимает около 6 ч. И, главное, все это выполняется силами инженерно-технического состава прямо на аэродроме базирования, т.е. не надо гнать самолет на АРЗ или авиазавод. Обратная процедура занимает 10-12 ч (с учетом проверки УПАЗов после их подвески).
19 июня 1984 г. первый Ил-78 (СССР- 76607) передали в 610-й ЦБПиПЛС ВТА в Иваново, до конца года сюда прибыло еще 3 машины, а крайняя, пятая – 5 января 1985 г. После переучивания достаточного количества экипажей летом 1986 г. все машины (кроме одной, «ушедшей» в СибНИИ) передали в переходящий с Ту-95 на Ил-78 полк в Узин. Кроме того, офицеры 610-го Центра приняли участие в разработке методики дозаправки с борта Ил-78.
