Если вы лично знакомы с адресатом, то возможно использование обращения по имени и отчеству: «Уважаемый Игорь Николаевич!» Такое обращение носит менее официальный характер, и, как правило, его используют в письмах-приглашениях, письмах-извещениях или письмах, содержащих благодарность автора за проявленное внимание, оказанные услуги и т. д.
В письмах, адресованных вышестоящим должностным лицам органов государственной власти и управления, применяется иная форма обращения. В этом случае указывается должность, а не фамилия: «Уважаемый господин мэр!» или «Уважаемый господин министр!» Такая же форма может применяться и при обращении к руководителям компаний, фирм: «Уважаемый господин президент!» или «Уважаемый господин председатель!».
Если вы пишете своему партнеру впервые и с адресатом лично не знакомы, необходимо начать с представления своей фирмы, ее целей и задач, которые она ставит перед собой, с обращением: «Уважаемые дамы и господа».
Однако ваше письмо не должно быть объемным. Писать длинные письма в деловой корреспонденции не принято. Если все же ваше письмо на одной странице не помещается, страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами.
Но будет более эффективным послать вашему потенциальному партнеру буклет с подробной информацией о вашей фирме в качестве приложения. Текст этого материала должен быть на языке вашего партнера или на английском языке.
Существуют определенные требования к текстам деловых писем, это:
1) достоверность и объективность информации;
2) полнота информации. Недостаточно полная информация заставляет составлять повторные письма с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, этим откладывая решение вопросов;
3) точность и краткость изложения. Не следует уделять внимание малозначащим фактам или подробностям;
4) четкость и логичность построения предложения. Нельзя допускать двоякого или неверного толкования фразы.
Часто авторы письма, стремясь привлечь внимание партнера к каким-то обстоятельствам, несколько раз повторяют одно и то же. Как им кажется, это является средством большего убеждения. Однако это не так, и следует избегать ненужных повторов.
Служебное письмо, как правило, посвящено одному вопросу. Содержание может касаться и нескольких вопросов, но тогда они должны быть взаимосвязаны. Если же вопросы разнородны, целесообразно составить несколько писем.
Содержание письма – это связанный текст, который состоит из следующих частей: вступление, основная часть (основное содержание) и заключение.
