Вступление вводит адресата в тему письма, в нем формулируется причина составления документа, указываются основания подготовки письма.
Основное содержание включает в себя доказательства, описание события, его анализ и т. д. То есть в основной части обосновывается вопрос, изложенный в письме.
Заключение представляет собой выводы, просьбы, предложения, рекомендации и т. д.
Текст письма может содержать две части или состоять из одной. Если частей две, то в первой содержится обоснование, причина, мотивировка написания письма, во второй – выводы, просьбы, предлагаемые решения и т. д.
Письмо может состоять только из заключительной части. В этом случае не даются пояснения, обоснования, а сразу излагается просьба, предложение, напоминание или отказ.
Строгих и однозначных требований к порядку расположения составных частей делового письма нет. Во многих случаях письма начинают с заключительной части, т. е. с существа вопроса, а затем объясняют или обосновывают свои предложения, решения и т. д. Считается, что такой прием даже облегчает восприятие текста письма.
Текст должен быть написан достаточно компактно, через один интервал. Однако между абзацами следует пропускать по две строчки. Абзац начинается с красной строки с отступлением пяти интервалов от поля, но понятие «красная строка» у европейцев и американцев отсутствует, поэтому ее использование для обозначения абзацев нежелательно. В деловом письме следует избегать переноса слов.
В современной деловой переписке используются следующие формы изложения текста:
1) от первого лица множественного числа (просим направить…;
считаем, что…; сообщаем о…);
2) от третьего лица единственного числа (фирма предлагает…;
предприятие гарантирует…);
3) от первого лица единственного числа (предлагаю…; прошу…;
считаю возможным).
Первые две формы употребляются, когда деловая переписка ведется между организациями и должностное лицо (руководитель), подписывая письмо, выступает от имени организации, а не от себя лично. Третья форма изложения возможна, если письмо носит конфиденциальный характер.
Писать нужно вежливо даже в том случае, если вам не заплатили, не отгрузили, не предупредили, обманули.
Заканчиваться письмо должно обязательно на позитивной ноте словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение независимо от содержания, например: «Надеемся на продолжение нашего сотрудничества» или «Искренне признательны за ваше содействие…»
