С.М. Федорову».
При направлении письма определенному должностному лицу сначала указывается название организации в именительном падеже, а затем – должность и фамилия адресата в дательном падеже: «ООО «Аллегро»
Главному бухгалтеру
A.C. Титову».
Следует обратить внимание на то, что название организации включается в наименование должности только руководителя организации. Если письмо адресовано иным должностным лицам, этого делать нельзя:
«ООО «Аллегро»
Бухгалтерия Старшему экономисту
B.C. Смирнову».
Бывают случаи, когда одно и то же письмо необходимо направить нескольким организациям. Если письмо направляется нескольким однородным учреждениям, организациям или структурным подразделениям, то они указываются обобщенно, например: «Деканам факультетов».
В международной переписке – сначала пишут «кому», а затем – «куда». Фамилию адресата необходимо писать с инициалами, причем инициалы пишутся перед фамилией. Перед инициалами лучше всего поставить вежливое обращение «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам».
Если это не первое письмо к вашему партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе. Обычно ссылку ставят слева, и это следует сделать перед обращением.
Перед обращением практически любое письмо должно иметь заголовок. Наличие заголовка к тексту значительно облегчает работу с документом. Он позволяет быстро определить смысл содержания письма, его важность. Основное требование к заголовку – быть кратким, но точно отражать содержание письма, отвечая на вопрос «о чем?», например: «Об организации конференции» или «О нарушении условий договора».
Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка либо в левом верхнем углу, либо посередине. Чаще всего заголовок все же располагают в верхнем левом углу. Печатают его без кавычек и подчеркивания в одну или несколько строк (в строке не должно быть более 28 знаков). Строки печатаются через один интервал.
Заголовок является поисковым признаком письма. Его наряду с датой, регистрационным номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при его регистрации и постановке на контроль.
Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно правильно сформулировать заголовок к тексту.
Перед обращением принято делать двойной интервал между строками. В российской практике после вступительного обращения ставится восклицательный знак. Обратите внимание на то, что после обращения европейцы и американцы ставят двоеточие или запятую.
