При написании почтового адреса также следует учитывать ряд рекомендаций.
Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем – почтовый адрес. При направлении письма физическому лицу указывают его инициалы, фамилию, затем на следующей строке – адрес.
Последовательность составных частей почтового адреса должна соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.09.1997 г. № 1239. Установленные Правилами положения распространяются и на адрес, включенный в реквизит «адресат», и на адрес, указанный на конверте. В соответствии с Правилами части почтового адреса располагаются в следующем порядке:
1) наименование адресата (наименование организации – для юридического лица; имя, отчество, фамилия – для физических лиц);
2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
3) название населенного пункта (города, поселка и т. д.);
4) название области, края, республики;
5) страна (для международных отправлений);
6) почтовый индекс.
Перед указанием даты сделайте двойной интервал. Название месяца можно написать словами или цифрами. Если вы решите воспользоваться цифровым форматом, не забудьте, что в Великобритании сначала указывают число, затем месяц и год, а в Соединенных Штатах сначала пишут месяц. Принятые у нас сокращения дат типа 12/XII1997 г. или 12.12.1997 г. в международной переписке не употребляются. Здесь и в тексте письма допустимы лишь сокращения некоторых месяцев: Jabuary – Jan.; February – Feb.
При написании делового письма следует учитывать, что, чем более конкретной будет информация об адресате, тем скорее письмо дойдет до него. Письмо может быть адресовано организации, ее структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Если известны структурное подразделение, фамилия его руководителя или фамилия специалиста, занимающегося определенными вопросами, письма лучше адресовать именно им. Однако эти данные не всегда имеются, поэтому существуют различные варианты оформления реквизита «адресат».
Если неизвестна фамилия руководителя организации, адресатом является организация или структурное подразделение. Их наименование указывается в именительном падеже, например:
«Министерство образования Российской Федерации Управление делами».
Если документ адресован руководителю организации, то ее название входит в состав должности. В этом случае применяется дательный падеж: «Генеральному директору ООО «Аллегро»
