Правильно написанное письмо-отказ выполняет важную роль – помогает, несмотря на отказ, сохранить о вас хорошее мнение и поддерживать отношения с клиентом.
От того, каким будет содержание письма, как излагается информация, зависит и достижение цели его автором. Очень важно, чтобы деловая переписка побуждала к действию, помогала принимать нужные решения, служила средством коммуникации, способствовала пониманию, а не разобщению.
Особенности и основные правила оформления деловых писем
Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление. Встречают, как известно, по одежке. Поэтому «одежка» вашего письма, т. е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу.
Бумага, если вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым высоким требованиям: формат A4, белая, плотная (без дефектов и пятен). У всех деловых документов, будь то письмо, факс, резюме, принято оставлять широкие поля для того, чтобы можно было подколоть документ в папку: слева и справа – по 2,5 см. Как уже говорилось выше, не рекомендуется печатать мелким шрифтом с маленьким межстрочным интервалом. Можно использовать, например, разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом или курсивом.
Слева вверху пишут обратный адрес. Обычно деловые письма практически всегда составляются на фирменном бланке. На нем должна быть эмблема фирмы, указаны ее полное название, почтовый адрес, номера телефонов и факса и при необходимости банковские реквизиты. Нужно учитывать, что в большинстве европейских стран адрес пишут в обратном порядке: сначала указывают имя и фамилию адресата, затем – номер квартиры (офиса), номер дома, улицу, город, код города, регион (в России указывают область, в Америке – штат, в Великобритании – графство) и страну.
При направлении письма вышестоящим органам власти и управления, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера, из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. В современной практике все чаще применяются конверты с прозрачным окошком. В этом случае почтовый адрес указывается на письме, которое складывается т. о., чтобы адрес легко читался в окошке конверта, поэтому еще раз воспроизводить его на самом конверте нет необходимости.
