– Скажите, зачем вы это делаете?
– Чтобы не запутаться.
– !..
Хочется поставить много «ржущих» смайликов. Каждый раз в таких ситуациях мы не могли поверить, что эти «перлы» на самом деле, всерьез происходят. Пытались искать скрытый смысл: может, они думают, что таким образом НДС оптимизируют? Но нет – фирмы на «упрощенке», никаких причин, кроме безграмотности постановщиков бизнес-процессов, не просматривается. Вообще, надо сказать, что собственники и руководители фирм часто не имеют представления, как именно в их фирме осуществляются самые простые операции. Почему-то они априори уверены, что все делается правильно и разумно.
Бизнес-аудит помогает это проверить. Либо выявляет нерациональные, неправильные операции, чтобы переделать «кривой» бизнес-процесс уже в нормальный, эффективный.
Особого внимания заслуживает тема описания процессов. Бизнес-процесс должен быть описан максимально просто и подробно, не упуская даже малейших деталей.
Когда процессы описывают сами сотрудники фирмы, они часто не включают мелкие операции, которые, как им кажется, «и так очевидны».
Показательным является случай, когда сын-подросток, в ситуации «один дома», в первый раз варил пельмени. Он делал все точно по инструкции, но остался голодным.
– На упаковке было указано: «Бросить пельмени в кипящую подсоленную воду. После всплытия варить 12 минут».
– Ну?.. И что не так?
– Они не всплыли!
– Ясное дело – надо было помешать, чтобы не прилипли.
– Об этом не было написано… Когда бизнес-процесс описывает консалтинговая фирма, то делает это, ориентируясь на сотрудника-новичка, человека, впервые выполняющего операцию, который должен точно по описанию выполнить все действия и получить нужный результат.
Поэтому появляются такие, казалось бы, примитивные операции: «Поставить печать на накладную». Если же процесс описывает сотрудник фирмы, то он может просто опустить некоторые очевидные, по его мнению, моменты.
Производители тех пельменей должны были указать подробно: «… помешивать, не допуская прилипания ко дну». Тогда описание процесса было бы исчерпывающим и исключало негативный результат.
Экспресс-диагностика состояния организации работы в фирме
Быстрый вариант бизнес-аудита включает в себя оценку качества всех функций управления в фирме. Для этого удобно использовать нашу матрицу функций управления (см. табл. 1 на стр. 9):
1. Организация
1.1. Организационная структура и бизнес-процессы
1.2. Система внутреннего нормативного регулирования (политика, регламенты, инструкции)
