Выстроить систему администрирования – доведения информации до исполнителей с получением обратной связи и регулярным информированием руководителей – одна из задач организационного проектирования.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 (Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Важность этой функции трудно переоценить. Основные принципы администрирования:
• контроль соблюдения сроков поручений;
• персонифицированная ответственность исполнителей.
Бумажные, а лучше электронные, нормативные документы и система контроля исполнения сокращают время, затрачиваемое на управление фирмой, в том числе за счет снижения так называемого коммуникативного шума – разного рода помех при передаче информации.
Постановка системы управленческого учета
Часто заказчики обращаются с просьбой «поставить управленческий учет». Объясняем, что потребуется провести бизнес-аудит и, скорее всего, корректировать существующие бизнес-процессы.
Клиенты очень удивляются и обычно начинают убеждать, что «процессы у них нормальные, нужен только качественный оперативный учет».
Управленческий учет – следствие наличия формализованных бизнес-процессов. Если проще, то это система съема показателей деятельности, мониторинг работы (процессов). В основе лежат отлаженные процессы, с которых можно получать необходимую информацию.
Нельзя построить правильный управленческий учет сам по себе, не обращая внимания на бизнес-процессы.
Альбом схем бизнес-процессов является частью технического задания для автоматизации управленческого учета.
Часто путают понятие «автоматизация» с самим управленческим учетом.
Автоматизация – это уже следствие наличия системы управленческого учета. Учет можно вести и вручную, в таблицах Excel, например. Только лишь когда система управленческого учета будет обкатана, только тогда нужно приглашать программистов и оформлять техническое задание на автоматизацию.
Многие руководители слепо верят в фантастические возможности «программы»: вот купим, поставим и будет счастье (управленческий учет). На деле ничего не происходит, кроме зря потраченных денег и времени.
Первична организация работы, то есть постановка (или реинжиниринг, если фирма действующая) бизнес-процессов. Если процессы оптимальны, то можно их автоматизировать и получать желаемую информацию о своем бизнесе – тот самый управленческий учет.
