Для чего нужны внутренние нормативные документы?
1. Ввод регламентного документа в действие приказом с конкретной даты позволяет четко обозначить момент «старта», исполнителям подготовиться к работе в новых условиях.
2. Исполнителей заранее знакомят с документом под подпись. Это обеспечивает качественное информирование исполнителей и гарантию начала необходимых процессов.
3. Новые сотрудники быстрее входят в курс дела, изучая внутренние нормативные документы и понимая внутрифирменное «правовое поле».
4. Внутренний нормативный документ является законодательным документом при спорах или рабочих конфликтах.
5. Текстовое изложение регламентов более привычно для работников.
На предприятии должен быть определен сотрудник, отвечающий за актуальность ВНД. Для эффективной работы понадобится автоматизация – база ВНД с возможностью поиска по подразделениям, темам и др. параметрам и доступом к этой базе сотрудников предприятия.
Администрирование. В небольших фирмах эту функцию часто считают лишней, «бюрократизирующей» бизнес. По нашему мнению, это происходит от непонимания того, что означает термин «администрирование».
В каждой фирме должно быть администрирование – технология оперативного управления фирмой. Для этого используются:
• внутренние нормативные документы (приказы, распоряжения);
• внутренняя деловая переписка (письма и служебные записки);
• контроль исполнения поручений.
Внутренние нормативные документы формулируют задачу конкретным исполнителям, а также срок ее выполнения. Должен быть организован процесс ознакомления исполнителей с заданиями и контроль исполнения (по срокам и объемам) выданных заданий.
Контроль исполнения – это система, позволяющая держать на контроле исполнение поручений и внутренних нормативных документов.
Наиболее просто эта задача решается при наличии СЭД (системы электронного документооборота). Но и в отсутствие такой системы можно и необходимо построить механизм контроля.
Приходилось видеть фирмы, в которых отсутствовало администрирование. Управляемость в таких организациях, что называется, нулевая. Все распоряжения передаются устно. Постоянная проблема «глухого телефона» – кто как сформулировал задание и кто как его понял.
Характерный симптом – непрекращающиеся с утра до вечера совещания. Сотрудникам некогда исполнять свои обязанности, потому что они все время проводят на совещаниях по самым различным вопросам.
Поскольку администрирование отсутствует, то единственная возможность доводить решения до исполнителей – это личное общение. Количество времени, необходимое для этого, практически равно количеству рабочего времени. Понятно, что эффективность такой работы крайне низкая. 
