Процессы деятельности – это части деятельности, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Для регламентации деятельности процессов применяются нормативные документы: положения о направлении деятельности, инструкции, методические рекомендации.
Ресурсы – это деньги, материалы, люди, которые обеспечивают деятельность компании. Распределение ресурсов обязательно нужно регламентировать, и наиболее удобно это делать с использованием планово-учетных документов (планов, нормативов).
Поскольку людские ресурсы являются ключевыми, необходимыми в деятельности любой организации, то и регламентация деятельности персонала представляет собой одну из самых важных задач для любой компании. Роль HR-специалистов при работе заключается в разработке качественных планов по управлению персоналом.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки с разрешительной резолюцией, решения и т. п.) также являются регламентирующими поскольку они применяются для передачи краткосрочных, не терпящих отлагательств поручений руководства – когда нет смысла разрабатывать полноценный документ долговременного действия. Такими документами можно регулировать и субъекты, и процессы, и ресурсы. Объем действия распорядительных документов при регулярном менеджменте невелик и потому когда речь идет о регламентации, то имеются в виду в первую очередь регламентирующие документы долговременного действия: организационные, планово-учетные и нормативные.
Грамотная система документационного обеспечения управлением (ДОУ) полезна для всех категорий персонала в организации – топ-менеджеров и менеджеров среднего звена, линейных руководителей и исполнителей. Поэтому имеющее место быть мнение о том, что регламентирующие документы нужны только специалистам по регламентации или по управлению персоналом, в действительности несостоятельно. Дело в том, что регламентация деятельности применительно для каждой категории персонала важна наличием конкретных обстоятельств:
– топ-менеджеры – для высшего руководства регламентирующие документы представляют собой инструмент, который позволяет не отвлекаться на текущие и незначительные проблемы управления. При поставленной системе регламентации топ-менеджеру достаточно один раз установить набор правил и порядок контроля их соблюдения – и он может быть уверен в том, что они будут правильно выполняться;
– менеджеры среднего звена – им регламентация деятельности позволяет представлять систему управления организацией комплексно: где заканчивается и начинается очередная зона ответственности, правильно ли поделены функции, кто руководит тем или иным процессом и как оцениваются результаты этой деятельности;
