Потребность в регламентации деятельности персонала появляется уже с самого начала создания организации и актуальность ее возрастает с увеличением количество правил «игры», в которую вовлечена организация – она развивается, число управляемых объектов растёт, и руководству все труднее справляться с таким объемом управленческой работы.
Хороший руководитель может эффективно управлять пятью-семью заместителями и непосредственно вдохновлять своим энтузиазмом порядка десять ключевых специалистов. Если не установлен четкий порядок распределения обязанностей и ответственности, управленческие воздействия остаются неформальными, полномочия и ответственность фиксируются на уровне устных поручений и у подчиненных всегда имеется возможность воспользоваться недоговоренностями в своих целях и интересах.
Регламентация любой деятельности – это установление однозначных правил поведения в рамках именно этой деятельности. Для персонала это прежде всего модели выполнения работ. Можно выделить три способа целенаправленного управления моделями поведения сотрудников в зависимости от жесткости регламентации, как то:
– правила – это самый жесткий способ регламентации поскольку представляет собой официально зафиксированные в регламентирующих документах модели поведения (стандарты деятельности), соблюдение которых контролируется, а нарушение наказывается. Правилами могут регулироваться технологические области деятельности, могут устанавливаться модели проведения совещаний, форма одежды, поведение сотрудников во время корпоративных мероприятий и т. д.;
– нормы – это неофициальные и, как правило, не зафиксированные, но четко соблюдаемые модели поведения, следование которым контролируется, а их нарушение порицается. Работники организации, принимающие самое активное участие в сохранении, распространении и контроле за исполнением норм, становятся его формальными или неформальными лидерами;
– традиции – это максимально мягкие требования к поведению, при которых существует некоторая модель поведения, которую одобрило руководство, но нет ни контролирующих ее соблюдение лидеров, ни официальных правил. В данном случае модель выступает в качестве эталона, но каждый человек решает сам, следовать этому эталону или нет.
Для того чтобы деятельность организации была управляемой, необходимо регламентировать субъекты деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для ее успешного ведения.
Субъекты деятельности – это выполняющий работу персонал. Субъекты деятельности могут быть индивидуальными (должностные позиции, рабочие места) и коллективными (подразделения). Для регламентации деятельности субъектов могут быть применены организационные документы: должностные инструкции, положения о подразделениях, должностные инструкции.
