— нумеруйте отдельные пункты;
— делайте короткие параграфы;
— не бойтесь писать письма, состоящие из одного предложения;
— не будьте официальными.
• Эффективные доклады:
— в самом начале помещайте резюме;
— сводите вместе рекомендации;
— выделяйте финансовую целесообразность и выгоду;
— используйте только точные ключевые формулировки и цифры;
— текст должен иметь законченную форму;
— пишите только на одной стороне листа;
— скрепляйте листы;
— делайте оглавление;
— нумеруйте страницы;
— используйте разделители;
— переносите второстепенную информацию в приложения;
— избегайте поворотов на 90°.
• Бизнес-планы:
— см. главы 14 и 15, посвященные стратегии и бизнес-планам.
Эффективные выступления
Чтобы обеспечить успех выступления в любой ситуации, нужно сделать четыре главных шага: 1) подготовиться, 2) привлечь и удержать внимание, 3) поддерживать интерес и 4) позитивно завершить.
Эффективная подготовка
• Неформальные выступления/совещания:
— определите цель (посоветуйтесь с ведущими членами команды, если необходимо);
— напишите план (раздайте);
— соберите информацию;
— четко сформулируйте выгоды;
— кратко изложите финансовую целесообразность.
• Официальные выступления:
— выясните место и условия (число присутствующих, расположение, имеющееся оборудование и т.п.);
— узнайте, сколько времени отводится на ваше выступление и каким образом вас представят аудитории;
— спросите, кто будет присутствовать, и разузнайте про них;
— отрепетируйте выступление (а также проверьте слайды и т.п.);
— готовьтесь нервничать (но знайте, что через пять минут волнение пройдет);
— постарайтесь встретиться с присутствующими до выступления, таким образом вы будете «знать» их.
Привлечение и удержание внимания
• Неформальные выступления/совещания:
— займите наиболее подходящее место (самое удобное/где нет помех);
— начинайте только тогда, когда все внимание обращено на вас;
— договоритесь о продолжительности выступления;
— обеспечьте, чтобы вас не прерывали.
• Официальные выступления:
— прежде чем начать, убедитесь, что все сидят и готовы вас слушать;
— произнесите первую фразу четко и уверенно, чтобы привлечь внимание.
Поддержание интереса
• Неформальные выступления/совещания:
— не болтайте, говорите по существу;
— вовлекайте присутствующих;
— говорите преимущественно о «хороших новостях» и выгодах;
— упоминайте основные возможности/результаты/проблемы так, чтобы это привлекало внимание;
— убеждайте, показывая финансовую целесообразность, рассказывая, как это будет работать на практике, и приводя доказательства того, что это будет работать;
