j. На визитке указывать время работы офиса: с… по… Тем самым ограничить посетителей в неудобное вам время
k. График приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться)
l. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед»
m. Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные)
Внутрифирменные «тормозные колодки» В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть речь пойдет о начальниках, подчиненных и коллегах. Особенно в крупных компаниях по традиции сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном, рваном графике продуктивность вашей работы снижается и выполнить запланированное практически нереально. Как быть в таких случаях? Идеально их предупреждать, но если они уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.
1. Вам назначили «внезапное совещание»
a. Участвовать в совещании по телефону
b. Проводить совещание стоя. К примеру, в компании ВымпелКом имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти, в более комфортные условия
c. Разработать список совещаний, которые летучками не решаются. В итоге реестр совещаний, напротив каждого из которых – список решаемых вопросов
d. Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени, ритмоводители, в виде таймера на 10–15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели
e. Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «PPE Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирует качественное и быстрое решение вопросов
f. В корпоративном руководстве прописать, что повестка на совещание высылается не позднее 24 часов до времени начала совещания. По определению, «внезапные совещания» исчезают, и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним
g. Ввести правило защиты от совещаний. Описать, когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание»
h. Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий, который следит за регламентом поднимаемых вопросов
i. Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить по конструктиву, поскольку задержка оборачивается для него запозданием обеда и его укорачиванием
