2. Внеплановое распоряжение начальства («начальская дурь», помехи со стороны руководства)
a. Организовать референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна
b. Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала
c. Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач, это в случае, если он «вменяемый»
d. Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: что и как давалось с его стороны. Указать, какая часть из них «В», а какая – «А»
e. Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи и проверяем в пятницу, то интервал ответственности – неделя.
3. Громкие разговоры внутри отдела. Пришел заказчик, а остальные работают в себе Сбои техники Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей описаны в этой части.
1. Сбои техники
a. Составить график контроля техники (регулярный техосмотр). Таким образом вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем»
b. Инструкции по исправлению проблем
c. Договоренность с копи-центром на предмет аренды или приоритетной печати
d. Всегда в офисе должен быть запасной картридж к принтеру
e. Продумывать дублирующие функции (сканер, копир, цифровой фотоаппарат). Если сломался копир, то можно снять копию через факс, сканер и принтер
f. Сфотографировать и выслать печатные материалы
g. Провести учебные тревоги, отработка экстренных ситуаций
h. Создавать когнитивные карты. Описание инфраструктуры в радиусе офиса. Где что можно купить, напечатать и т. д.
i. Наладить позитивную коммуникацию с соседями, помощью которых можно воспользоваться в случае аврала
2. «Не доходит почта»
a. Иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомендуется mail.ru, yandex.ru
b. Уметь быстро найти и переслать требуемое письмо
c. Настроить почтового клиента на быстрый доступ к недавно отправленным e-mail
Личные и мировые проблемы В этом разделе собраны персональные причины «неожиданных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие родственников и природные катаклизмы. На сегодня это самый слабо разработанный сегмент предотвращения потерь времени. Поэтому мы готовы принять и рассмотреть каждое из ваших новых, не описанных ниже решений. Находки можно присылать по адресу info@time-m.com с пометкой в теме письма: «Воры времени».
