V. В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы сможете перезвонить
1. чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов. Последние модели Nokia имеют этот сервис как штатную функцию. Вы сбрасываете звонок – и автоматически направляется SMS звонившему b.
b. Звонки от коллег
I. Отложить
II. Взять трубку, поняв, что это задача «С», переключить на автоответчик
III. Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время
IV. Выделять зоны для общения (когда лучше вам звонить)
1. Предлагаемые варианты, два окна: утром и вечером
V. Потребовать структурированно изложить суть
c. Звонки от клиентов
I. Высказать просьбу перезвонить: «вызывают к начальству на ковер…»
II. Структурированно выслушать, быстро отвечать
III. «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время…»
IV. Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу
Внезапно приходит человек
Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей. Также снижают эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно-негаданно. К данным «похитителям времени» возможно применить следующие ветви решений.
Внезапно приходит человек. Это самая распространенная проблема в открытых офисах
1. Внезапно приходит человек (посетитель)
a. Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение
b. Сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т. д. К примеру, в г. Ульяновск в компании «Дворцовый ряд» сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал «отвлекать нельзя!» После завершения работы флажок убирается с «сигнального места» – значит, можно подходить задавать вопросы и т. д.
c. Плотно подойти к гостю, вызывать дискомфорт, уменьшить психологическую дистанцию
d. Вызывать неприятные звуки, к примеру пенопласт по стеклу
e. Сделать красную кнопку, при нажатии на нее через минуту звонит телефон, и вам срочно нужно выйти!
f. Создать гостевую комнату, где расположены мини-библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой
g. На входе заполняется список вопросов. Некая анкета клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в Макдоналдс список заказа). Формализация вопросов ускоряет общение
h. Переориентация его активности в ваше русло, на ваши цели
i. Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству»
