...
ВОЗЬМИТЕ В РУКИ ЛИСТ БУМАГИ…
1. Напишите список авральных ситуаций, которые у вас возникли за последние 3 месяца.
2. Оцените каждую из них. Кто это? Истинный «А» – форс-мажор, который вы никак не могли учесть, или мимикрировавший «В» – то, что вы не знали месяц назад, но теперь понимаете, что такие ситуации могут быть регулярно, и поэтому вы уже принимаете меры, как этой напасти избежать.
3. Подсчитайте процент «А» и «В», который у вас получился. Соотношение 20:80?
Для быстрого принятия мер в случае возникших форс-мажорных ситуаций хорошо бы иметь «накатанные рельсы» – типовые решения. Как известно, лучший способ избежать опасностей – это подготовиться к ним. Ниже собран опыт российских руководителей и консультантов, которые испытывали те или иные трудности с «ворами времени», – ситуации, которые поедают наше время, не принося никакой пользы. Данный раздел можно использовать как стимульный материал для выработки своих рецептов «антиавральных решений».
Ниже собраны наиболее частые «воры времени», неожиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями. Условно обозначим эти решения как «линии обороны от С», что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела. Телефонные звонки Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему». Далее предлагается ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.
1. Личные звонки
a. Попросить говорить покороче
b. Опросить перезвонить в другое время
c. Выделить время для личных звонков и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна
d. Установить автоответчик
e. «Послать на 3 буквы»: Напиши все по SMS. «А если есть что по делу – пришли SMS!»
2. Профессиональные звонки
a. Звонки от руководства
I. Фраза: «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом»
II. Фраза: «Я по межгороду говорю»
III. Упреждать, звонить перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнять «что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине? Без отвлечений?»
IV. Идея: автоответчик берет из графика периоды вашей занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, e-mail, ICQ)! Технически реализуемо. Правда, реальных примеров использования в России под рукой нет. Вполне возможно, что воплощение этой идеи принесет миллионы создателю такой программной оболочки
