• разработка и выпуск план-графика проекта;
• определение даты и повестки дня совещания по запуску проекта;
• обсуждение способов распространения документа «Обзор ТСО» среди членов команды проекта.
Запуск проекта:
• утверждение даты и времени совещания по запуску проекта со спонсором и ключевыми участниками;
• подготовка аудитории, проектора и т. п. для проведения совещания;
• подготовка копий презентационных материалов;
• приглашение участников, среди которых:
– спонсор проекта;
– ключевые участники;
– координатор;
– участники сбора данных (управление активами, управление контрактами, управление вендорами);
– представители финансовой службы;
– представители HR-службы;
– Web-специалисты (если отчет по конечным пользователям готовится Web-средствами).
Совещание по запуску проекта:
• обеспечение координатора и сборщиков данных опросниками («Обзор ТСО», таблица распределения задач, обзор по конечным пользователям);
• представление выступающих на совещании;
• распределение ролей и ответственности между координатором и сборщиками данных;
• обсуждение границ, плана, рисков, критериев отбора, приоритетов проекта;
• подтверждение обязательств со стороны членов команды проекта и исполнительного спонсора;
• рассылка протокола (обсуждаемые вопросы, принятые решения, ответственность);
• корректировка план-графика проекта;
• завершение совещания.
Сбор данных:
• опрос;
• детальное изучение опросников;
• обсуждение неясных вопросов с экспертом по ТСО;
• разъяснение координаторам и сборщикам данных их роли и места в проекте;
• проверка для всех выборок непротиворечивости и правильности расчетов при сборе данных;
• еженедельное проведение совещаний с координаторами;
• выявление вопросов, требующих внешнего участия в их разрешении.
Распределение вопросов «Обзор ТСО» по функциональным областям:
• стандарты и политика (комитет по стандартам или группы по архитектуре);
• методы амортизации, возмещение стоимости и т. п. (финансовая служба);
• уровни сервиса (исполнительные службы);
• процесс разрешения проблем и Help Desk (служба поддержки);
• информация по обучению (учебный центр или кадровая служба);
• контракты на аутсорсинг (управление по работе с вендорами или финансовая служба);
• информация по закупкам (службы – закупки, поддержка ИС, бюджетный контроль);
• информация по управлению активами (службы – закупки, поддержка ИС, бюджетный контроль);
• проверка на полноту данных из всех выборок;
• компиляция собранных данных и заполнение опросников;
