Для обеспечения учета ИТ-активов (как аппаратных средств, так и ПО) с требуемым качеством используются специализированные системы управления. Они обладают минимальной функциональностью и обеспечивают предоставление следующей информации:
• данные о конфигурации программно-аппаратных средств;
• данные об инвентаризации;
• данные о планировании приобретения;
• данные о стандартах;
• данные об убытках/доходах;
• данные о передаче активов;
• данные о внутреннем бюджете;
• контроль состояния (статуса) требования;
• калькуляция цен;
• управление запасами;
• управление контрактами;
• управление поставщиками;
• контроль/аудит счетов.
Появление отдельного класса систем управления ИТ-активами в дополнение к модулям управления активами ERP-систем объясняется тем, что последние не могут создать полномасштабную систему, которая бы учитывала все требования, предъявляемые к управлению установленными в организации ИТ-активами.
Основные недостатки, выявленные при внедрении и использовании модулей управления активами в ERP-системах:
• увеличение временных и стоимостных затрат на настройку – для обеспечения требуемой функциональности необходимы детальные спецификации компонентов ИС (ПК, серверы и т. д.); их частое перемещение и реконфигурация вызывают значительные, и зачастую непреодолимые, затруднения для учета;
• отсутствие возможности интеграции (фильтров для импорта/экспорта) со средствами сетевого управления (help desk, удаленный контроль, автораспространение ПО) требует дополнительных усилий по созданию собственных интерфейсов;
• управление активами не является чисто технологическим решением (от 40 до 50 % усилий направляются на услуги по внедрению/интеграции), поэтому, чтобы понять, как «правильно» использовать приложение, особого внимания при внедрении заслуживает фаза выработки требований (обычно она длится 3–6 месяцев);
• неспособность отследить в полном объеме соблюдение условий контрактов и использования лицензий на ПО;
• управление активами в ERP-системах ориентировано на какую-то одну конкретную область (например, ОС, закупки) и не может обеспечить адекватную функциональность при работе с различными данными, характеризующими состояние существующей ИТ-инфраструктуры организации;
• модуль управления активами взаимодействует с другими модулями, что создает дополнительные сложности для его инсталляции и поддержки (например, соответствующий модуль в SAP работает с GL, MM, Plant Maintenance, HR), в то время как специализированные приложения управления ИТ-активами являются автономными и внешними по отношению к общей системе.
