Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании | страница 58
Отсылать все по e-mail крайне неэффективно.
1. Письма теряются.
2. Если вы добавили или что-то изменили в той или иной процедуре, у каждого сотрудника компании должен быть доступ к последней версии файла.
Документооборот с совместным доступом к документам
Начните с описания сегодняшних процессов работы с документами.
1. Где хранятся электронные версии документов вашей компании: у вас на компьютере? в общем доступе?
2. Как разделяется доступ? Кто имеет доступ на чтение? Кто имеет доступ на чтение и запись? На каком сервисе все хранится? Как вы добавляете туда юзеров? Является ли сервис открытой системой (например, GoogleDocs)?
3. Как ведется учет доступа к документам?
4. Как хранятся прошлые версии документов?
Например, в GoogleDocs это делается автоматически.
5. Как ведется учет выпуска новых версий?
6. Есть ли копии всех текущих ключевых документов в бумажном варианте?
Это крайне важно, так как электронные копии могут теряться, удаляться и т. п.
7. Кто несет ответственность за актуальность бумажных копий?
8. Есть ли копии текущих бумажных документов в электронном виде?
Здесь наоборот: берем все бумажные документы и сканируем их для хранения в электронном виде, потому что бумага имеет свойство портиться.
9. Кто несет ответственность за актуальность электронных копий?
10. Через какое время уничтожаются старые бумажные копии документов? Совпадает ли это с требованием к штрафным формам?
Это первый шаг, который необходимо сделать. Если у вас нет совместного доступа, нужно озаботиться этим вопросом. Я советую использовать GoogleDocs, если у вас нет ничего другого. Посмотрите, почитайте – там все достаточно просто.
Совместный доступ к файлам
1. Есть ли у вас система совместного доступа к файлам компании?
Вы можете использовать VPN, если у вас навороченная внутренняя сеть. Если нет, отличной альтернативой может быть бесплатный сервис LogmeinFree.
2. Есть ли у всей команды удаленный доступ к нужным файлам и документам?
3. Какой системой вы пользуетесь для разграничения удаленного доступа?
Для совместной работы можно использовать такие сервисы, как drop.io, sugarsync, Microsoft Groove и Microsoft SharePoint (слишком тяжелый для стартапа).
Коммуникации и работа с ними
Опишите методы коммуникаций – телефон, голосовая почта, e-mail, Skype, ICQ и др.
Опишите стандартные правила ответа на входящий запрос по каждому методу коммуникаций. И что происходит в случае несоблюдения стандартных правил (исключения). То есть: если вам не ответили, то реакция будет такой.