Бланки «Документооборот и совместная работа»
Опишите ваши сегодняшние процессы совместной работы с документами.
Если у вас уже установлена система общей работы с документами (а-ля Microsoft SharePoint), опишите разграничение доступа по ролям и/или пользователям, которое в ней заложено.
М06-01. Разграничение доступа к документам
Ответьте на следующие вопросы.
1. Где хранятся электронные копии документов в вашей компании? (Где попало/в папке с общим доступом на одном из компьютеров/в ActiveDirectory/другое.)
_________________________________________________
2. Как разделяется доступ к документам? Кто имеет право их редактировать? Кто имеет право только на чтение?
_________________________________________________
3. Как ведется учет доступа к документам?
_________________________________________________
4. Как хранятся прошлые версии (ревизии) документов?
_________________________________________________
5. Как ведется учет выпуска новых версий документов?
_________________________________________________
6. Есть ли копии всех текущих ключевых документов в бумажном виде?
_________________________________________________
7. Кто несет ответственность за актуальность бумажных копий?
_________________________________________________
8. Есть ли копии всех текущих ключевых бумажных документов в электронном виде?
_________________________________________________
9. Кто несет ответственность за актуальность электронных копий?
_________________________________________________
10. Через какое время уничтожаются старые копии документов? Совпадает ли оно с установленными госорганами сроками хранения?
_________________________________________________
М06-02. Совместный доступ к файлам компании
1. Есть ли у вас система совместного доступа к файлам компании?
_________________________________________________
2. Как обстоят дела с удаленными работниками? Есть ли у всей команды удаленный доступ к нужным файлам и документам?
_________________________________________________
3. Какой системой вы пользуетесь для разграничения удаленного доступа?
Краткая справка.
A. Можно использовать VPN для полномасштабного удаленного доступа к корпоративной сети. Этот подход требует скоростного Интернета и постоянного (статического) IP-адреса для вашей сети.
Б. Можно использовать удаленный терминальный доступ (через RemoteDesktop или его подобие) к общему терминальному серверу или индивидуальному компьютеру работника в офисе. Бесплатной альтернативой в данном случае может являться решение на основе VNC или сервис LogmeinFree от Logmein. com.
