Оптимизация структуры компании
Взгляните на получившуюся структуру и подумайте: есть ли дублирующие связи? Излишние роли? Что можно упростить?
Ваша задача № 1 – избавиться от бардака и навести порядок в голове и бизнесе. Когда вы смотрите на структуру, все должно быть просто, понятно и максимально логично.
Ваша задача № 2 – подумать о том, что произойдет, если вы потеряете какого-то человека в том или ином звене. Сможете ли вы его оперативно заменить?
Подсказка: у вас всегда должен быть план Б, который позволит быстро найти любую замену и обучить нового человека с помощью детальных инструкций.
Подумайте, что вам потребуется для такого плана (документы, шаблоны, обучение, ресурсы, резервы), и задокументируйте это. Так вы снижаете собственные риски при возникновении критических ситуаций.
Бланки «Организационная структура вашей компании»
М04-01. Фактическая организационная структура компании
1. Начните с самого верха – с владельцев бизнеса.
Как они связаны с бизнесом? Какую отчетность и с какой периодичностью им предоставляет бизнес? Какие юридические и финансовые документы закрепляют договоренности между собственниками и бизнесом? Как идут финансовые потоки от бизнеса к собственникам и обратно?
В каждый прямоугольник здесь и в дальнейшем вписывайте должности людей и их фамилии.
2. Теперь займитесь руководством компании.
Нарисуйте прямоугольник для генерального директора компании. Под ним расположите других директоров (обычно это коммерческий и финансовый директора, директор производства и пр.).
Затем рисуйте руководителей отделов и их подчинение своему руководству.
3. Займемся отделами.
Распишите структуру каждого отдела по должностям и связи подчинения между работниками.
В результате предыдущего шага вы могли получить немного запутанную структуру: некоторые люди могут одновременно занимать несколько должностей и, соответственно, подчиняться нескольким руководителям.
Это усложняет управление компанией, а также процесс поиска и замены работников. Особенно если они являются ключевыми и на них завязано несколько важных бизнес-процессов. Поэтому мы переходим к следующему шагу.
М04-02. Должностная организационная структура компании
1. Должности.
Возьмите организационную структуру компании, которую вы составили во время предыдущего шага, и распределите всех работников (внешних и внутренних) по должностям.
Каждому человеку теперь могут соответствовать несколько прямоугольников, отражающих различные функции и должности.
