3. Могу ли я более эффективно провести собрание?
4. Можно ли решить некоторые из пунктов повестки дня по электронной почте, служебными записками или по телефону, вместо того, чтобы устраивать собрание?
Записки с выражением благодарности. Ради особого случая пошлите записку со словами благодарности. Регулярное деловое собрание не требует того, чтобы вы посылали такую записку, если только вы не были на нем особым гостем.
Рассылка записок со словами благодарности — это красивый жест, который должен следовать за событием. В деловой среде, однако, не стоит слишком с этим усердствовать. Рассылка слишком большого количества записок с благодарностями может повесить на вас ярлык человека, который чересчур старается всем угодить.
Приглашение на особое событие, которое требует ответа (RSVP), — это подсказка, что событие подразумевает большое количество проделанной кем-то работы. Пошлите записку с благодарностью после такого события. В то время как вы находитесь на мероприятии, попросите визитную карточку у ответственного лица, если у вас нет его точного адреса или вы не уверены в том, как пишется его имя. Визитная карточка дает необходимую информацию, что облегчает написание благодарственной записки.
Для таких записок следует использовать простые карточки. Если у вашей компании имеются общие карточки для записей, вы можете воспользоваться ими. Принимавшая вас сторона оценит написанную от руки записку, гласящую: «Спасибо за то, что вы пригласили меня на празднование первого миллиона долларов, заработанного вашим отделом. Должен сказать, что вы вложили в это мероприятие много труда и таланта. Мне очень понравилось».
Разбор на месте
Один из моих бывших главных администраторов, бывало, приглашал по 15 сотрудников разом в свой кабинет, для того чтобы пообщаться и выпить чашечку кофе. Одним из приглашенных был человек, недавно приехавший в Соединенные Штаты. Он ответил на приглашение, позвонив, что будет присутствовать на этом мероприятии. Помимо этого, он послал с курьером дюжину роз в хрустальной вазе с карточкой. Поскольку он был новичком в Соединенных Штатах, его поступок был расценен как «милый» и сошел ему с рук. На самом деле некоторые люди были ошеломлены его чрезмерной, по американским меркам, галантностью. Однако если бы человек, хорошо знакомый с американскими обычаями, сделал бы что-то подобное, его поведение было бы охарактеризовано, по меньшей мере, как несколько эксцентричное.
