Советы:
• Старайтесь «умещать» объем вашего письма в «один экран» монитора.
• Если это невозможно, старайтесь не выйти за границы листа формата А4 (шрифт Times New Roman размером не меньше 11 с межстрочным интервалом 1,5). Любителям точных цифр можно ориентироваться на показатель статистики: оптимально допустимый объем знаков в письме не должен превышать 2 тысячи знаков с пробелами.
Для того чтобы объем вашего письма находился в допустимых пределах, придерживайтесь следующих правил.
Как делать письма компактными по объему?
1. Не злоупотребляйте долгими вступлениями. Старайтесь формулировать вступление четко и лаконично. Используйте для этого предельно четкие фразы-анонсы (клише таких фраз можно увидеть ниже).
2. Помните, что деловое письмо должно фиксировать и отражать ваше конкретное мнение/предложение, но не внутренний процесс ваших размышлений.
3. Сообщайте в письме только ту информацию, которая действительно необходима вашему адресату. Не перегружайте письмо большим количеством сведений «на всякий случай».
4. Продумайте компоновку информации. Возможно, какую-то часть можно поместить в файл-вложение.
5. Пишите два компактных письма вместо одного объемного. Если вопросы этих двух писем тесно связаны и одинаково важны, в первом письме уведомите вашего адресата: «Андрей, высылаю информацию двумя письмами. В этом письме расскажу о… Во втором письме вышлю информацию о…»
ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ ЛАКОНИЧНО)
Пишу, чтобы уточнить/пояснить/проговорить/сообщить…
Пишу Вам в связи с…
Мое письмо – в связи с…
Повод для данного письма —…
Отвечу по порядку на Ваши вопросы…
В этом письме описываю продукты и виды сервисов, которые мы готовы предложить для решения Ваших задач.
Отвечаю на Ваш вопрос…
В продолжение телефонного разговора высылаю Вам…
Выполняю данное Вам обещание и высылаю в письме…
Согласно нашей договоренности…
Если я правильно Вас понял, для принятия решения Вам необходима более подробная информация. Высылаю ее…
Обобщу итоги нашего телефонного разговора и коротко суммирую варианты, на которых мы с Вами остановились.
Если длинные объемные письма – ваша постоянная проблема, и вы это осознаете, информация ниже – для вас.
Типичные причины излишне длинных писем.
1. Избыточность фактической информации: желание автора изложить в письме как можно больше сведений. Дать при этом самые подробные разъяснения. Заранее ответить на все возможные вопросы.
2. Избыточность лексики (многословность).
