Дипломатам, выезжающим в командировку, полагались подъёмные деньги, включавшие путевые расходы, питание, остановку в гостиницах и покупку билетов на пароходы, в поезд и т. п. Существовал порядок, согласно которому перед выездом дипломат должен был сходить на приём к министру и получить начальственное рукопожатие и последние напутствия. Секретарь министра назначал для этого специальное время и заблаговременно извещал об этом заинтересованное лицо.
Составлялись специальные списки дипломатов, идущих на обязательный приём к своему министру по случаю своего отъезда к месту службы, приезда в Петербург после командировки, при определении на службу в МВД или получении нового назначения.
Вот как примерно выглядели такие списки:
«Список лиц, желающих представиться к Г. Министру
Секретарь миссии в Цетинье, коллежский асессор фон Мекк
По случаю приезда в Санкт-Петербург
Делопроизводитель VII класса 2-го департамента надворный советник Байков
По случаю новаго назначения
Пометка карандашом или чернилами: "Завтра в субботу 13 марта в 12 часов".
Читал: М. ф. Мекк (подпись)
Читал: А. Байков (подпись)».
Если дипломат не успел «прочитать» о назначенной аудиенции в здании Министерства иностранных дел, то его вежливо, независимо от чина и ранга, уведомляли о ней по почте.
Для барона М. М. Таубе, получившего назначение в загранкомандировку, управляющий Департаментом личного состава и хозяйственных дел барон К. К. Буксгевден оставил записку следующего содержания: «Прошу сообщить барону Таубе, что ввиду исключительных занятий министр лишён возможности его принять, и что поэтому будет достаточно, если он распишется у Его Сиятельства. Карл Буксгевден».
Причины для беседы с отъезжающими и приезжающими дипломатами часто возникали у ДЯСиХД, и тогда дипломатов приглашали по образцу, который, к примеру, вручили под расписку Н. М. Поппе: «Директор ДЛСиХД, свидетельствуя своё почтение Его Высокоблагородию Николаю Максимовичу, имеет честь покорнейше просить его пожаловать в присутственные часы в Департамент для переговоров по делам службы».
Как мы видим, дипломаты вели себя во всех случаях как дипломаты и в общении между собой использовали типично дипломатические приёмы. В данном случае простое приглашение по форме выглядело почти как вербальная нота.
На приглашении барону Д. Ф. Пиллару фон Пильхау осталась пометка: «Не вручено за отъездом Пиллара в Рим». Барон уехал к месту службы без начальственного рукопожатия.
