К выбору поставщика необходимо относиться очень серьезно, поскольку от его добросовестности, исполнительности и деловой ответственности зависят ваше производство и в конечном итоге продажа готовой продукции, удовлетворение спроса клиентов.
Как выбрать из имеющихся поставщиков лучшего? Для начала нужно получить от них хоть какие-нибудь предложения. Не волнуйтесь: вы их обязательно получите. Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:
1) конкурсные торги;
2) письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги (тендеры) – распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в том случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.
Проведение тендера включает в себя следующие этапы:
1) рекламу;
2) разработку тендерной документации;
3) публикацию тендерной документации;
4) приемку и вскрытие тендерных предложений;
5) оценку тендерных предложений;
6) подтверждение квалификации участников торгов;
7) предложение и присуждение контракта.
Организация конкурсных торгов – сложная и многоплановая работа. Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и выполняет ряд важных функций, а именно: инструктирует участников торгов о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров или услуг, устанавливает критерии предложений, определяет условия будущего контракта. Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:
1) предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;
2) рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;
3) безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;
4) отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов. Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.
