• распространение пригласительных билетов на все события выставки, включая презентацию.
2. Изготовление и публикация каталога выставки.
3. Привлечение спонсоров мероприятия (информационных и иных).
4. Проведение пресс-конференции накануне выставки и церемонии торжественного открытия.
Таким образом, смета стоимости выставочного мероприятия представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления, и формирования соответствующего по размерам бюджета. Сметой устанавливаются лимиты, которыми ограничены издержки, достаточные для достижения целей, преследуемых в процессе организации выставки. Около половины совокупных выставочных издержек выпадает на арендную плату (10–15 %) и работы по изготовлению, застройке и монтажу стенда (30–35 %).
Расходы по созданию и обслуживанию стенда многокомпонентны. В смете они представлены элементами калькуляции в следующем разрезе затрат: мероприятия, проводимые на стенде; тип стенда; оформление стенда; персонал на стенде; особые формы обращения к посетителям; угощения на стенде, монтаж и демонтаж стенда, иные текущие затраты по стенду.
Арендная плата формируется преимущественно из цены на 1 кв. м выставочной площади, но и блок издержек нельзя назвать простым, он многокомпонентен. Сюда также причисляют добавочные удобства, к которым относятся:
а) стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты;[36]
б) стоимость общей охраны территории;
в) стоимость общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории;
г) стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге);
д) стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа экспозиции;
е) иные дополнительные услуги.
Стоит заметить, что арендная плата и издержки по стенду являются двумя ключевыми факторами, влияющими на величину бюджета выставки. Чтобы мероприятие прошло успешно, на этих двух факторах нельзя экономить.
5.2. Калькулирование себестоимости выставки
Если фирма выступает организатором выставки и при этом реализует выставочные услуги, то осуществление такой фирмой выставочной деятельности может рассматриваться либо как основное, либо как вспомогательное производство. Это влияет на способ калькулирования себестоимости мероприятия, принимаемый в целях бухгалтерского учета.
Предположим, выставочная деятельность для компании является доминирующей над всеми остальными и поглощает максимум средств, причем расходы покрываются благодаря поступлениям от экспонентов (платежам за участие в событии, подготовленном данной компанией). Тогда исчисление себестоимости события должно вестись на синтетическом счете бухгалтерского учета 20 «Основное производство». Здесь суммируются прямые производственные затраты, связанные с закупкой материалов, сооружением павильонов и иным обустройством выставочной территории, амортизацией основных средств, оплатой труда персонала, расчетами с поставщиками, посредниками и подрядчиками.
