Для этого чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплекс русской версии Windows 95, 98, Nt4, 2000, Me, XP шрифты Times New Roman, Courier New. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установи т. д.полнительно один-два русских шрифта.
Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно, содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагает варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматические проверки позволяют выявить неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.
При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари – синонимов, антонимов, а при подготовке текстов на иностранных языках – англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и др., позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.
При оформлении реквизитов документа необходимо знать следующее:
Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «Адресат», «Отметка о наличии приложения» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:
Директору ООО «Заря»
Л. И. Петрову
Реквизи т. д.кумента отделяются друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.
Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
