Главный бухгалтер Личная подпись И. И. Петров
21.02.2005
Проект письма с визами согласования направляется для подписания руководителем.
Для письма, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого письма.
Реквизит 25 – Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на гарантийных письмах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.
Организация должна иметь печать со своим наименованием.
Реквизит 26 – Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
• заверительную надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
• дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор отдела кадров
Личная подпись М. В. Колосов
07.04.2005
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (при направлении документа в другую организацию).
Реквизит 27 – Отметка об исполнителе. Состоит из фамилии исполнителя (или фамилии, имени, отчества) и номера его телефона. Эту отметку имеют только исходящие документы – справки, заключения, письма и т. д.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
И. В. Петров
45-34-67
Если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копию двух сторон листа).
Для документов с грифом ограниченного доступа указываются адресаты всех экземпляров. Например:
Семенова 925-83-54
Экз. 1 – в адрес
Экз. 2 – в отдел 04
Экз. 3 – в отдел 06
Реквизит 28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа. Состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – кратких сведений об исполнении; слова «В дело»; номера дела, в которое документ будет подшит; кратких сведений об исполнении документа; подписи, даты. Например:
В дело 24/5. Ответ 03-5/88 от 07.05.2005
08.05.2005 подпись И. Иванко
Или
Решено протоколом согласования 12.08.2005 Вдело 03–05.
16.01.2005 подпись М. Черняк
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
