Письма, как правило, состоят из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает», «фирма считает возможным»). Подробно о текстах писем будет изложено в следующем разделе этой темы.
Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
1. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
2. Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в отметке о приложениях. Например:
Приложение: 1. Акт приема работ на 12 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект доклада на 7 л. в 2 экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, прямо от поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.
Между названиями приложений делается 1,5–2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.
3. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются. Например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес
4. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:
Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в 3 экз.
5. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: Гарантийное письмо ОАО «Заря» от 25.10.2005 № 25/10 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.
Реквизит 22 – Подпись.
