10-3/12
(10 – порядковый номер документа, 3 – номер структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре дел).
Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно.
Реквизит 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.
Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Например:
На№ 120-10/12 05.04.2005
Реквизит 15 – Адресат. Указывается в письмах, может состоять из следующих составных частей:
• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• инициалы и фамилия (в дательном падеже);
• почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Директору ЗАО «Эра»
Г. В. Петрову
Определено несколько вариантов оформления реквизита «Адресат»:
1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Завод «Кристалл»
Отдел маркетинга
Если документ адресован должностному лицу, то адресат оформляют следующим образом:
Директору ЗАО «Развитие»
П. Н. Фролову
Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:
Начальнику отдела кадров
П. С. Григорьеву
2. Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. Например:
Управление начального
профессионального образования
Отдел кадров
гл. специалисту
Г. В. Сидорову
При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией. Например:
Российский государственный
гуманитарный университет
Историко-архивный институт
