Согласно общеустановленной практике, прежде чем приступить к деловой части своего визита, руководитель прибывшей делегации наносит визит вежливости встречающей стороне. Данные встречи рационально проводить в офисе принимающей организации. Этот протокольный визит по продолжительности не должен превышать 30 мин. Безусловно, протокольную встречу можно не проводить и сразу приступить к переговорам.
В самом начале переговоров разумно ознакомить прибывшую делегацию с программой пребывания, подготовленной хозяевами встречи, выслушать их точку зрения и пожелания и окончательно согласовать программу. По завершении данной процедуры можно начать переговоры.
На первом этапе переговоров необходимо:
1) ознакомиться с организацией, ее историей, продукцией, перспективами развития;
2) ознакомиться поподробнее с фирмой прибывшей делегации, узнать о ее связях в России и за рубежом;
3) узнать, чем вызван интерес к организации, состояние и перспективы торговли организации в России вообще и в данной области в частности;
4) понять, что известно прибывшей делегации о товарах и услугах, предлагаемых вами для экспорта, и какова ее точка зрения о них.
В ходе переговоров потенциальными партнерами могут использоваться такие методы, как отказ от собственных предложений, двойное истолкование и т. п. Их цель – затянуть переговоры, получить как можно больше уступок, толковать соглашение в собственных интересах, якобы не нарушая его, нежелание находить какое-либо решение с помощью переговоров.
Установки на возражения в начале переговоров могут увеличить количество разногласий и испортить общую атмосферу переговоров.
Постепенное усложнение решаемых вопросов считается одним из плодотворных методов ведения переговоров. Решение несложных вопросов позитивно повлияет на стороны и покажет вероятность получения соглашений.
Правильно в процессе переговоров разбить проблему на отдельные составные части, а не стараться сразу разрешить сложную проблему.
Необходимо направить все усилия для поиска общей зоны решения. При этом стороны приходят к договоренности относительно содержания совместного документа. Придя к соглашению по принципиальным вопросам, они отрабатывают оставшиеся детали соглашения.
