Такой подход срабатывает в случае неожиданного возникновения очень срочного дела. Но если не уделять внимания обучению персонала, то, в конце концов, можно попасть в замкнутый круг. Вы будете вынуждены взять на себя непосильную ответственность за выполнение работы, которая входит в обязанности других. Но поскольку никто, кроме вас, не сумеет выполнить такие задания, что-то изменить будет очень сложно. Обучение сотрудника какому-нибудь делу, отнимающему у вас час в неделю, займет в общей сложности два или три часа. Если же вы не сделаете этого, то к концу года наберется около 50 часов, потраченных напрасно.
Поручая выполнение задания другим, вы уменьшаете собственную загруженность. Однако в атмосфере «изворачивания и подстраивания», характерной для современного бизнеса, не так-то просто найти человека, которому можно доверить важное дело.
Многие считают поручения вынужденной передачей какого-либо дела, при которой можно надеяться только на добросовестность его исполнителя. Но если вы хотите быть уверенным в том, что задание будет выполнено корректно и вовремя, следуйте таким правилам.
• Останавливайте свой выбор на том сотруднике, у которого есть желание и способности справиться с заданием.
• Объясняйте исполнителю, какой вы хотите получить результат, а при необходимости предлагайте способы выполнения задания. Утвердите график сдачи отчетов о состоянии выполняемой работы.
• Определяйте приоритетность порученного задания, при этом учитывая, как его выполнение будет влиять на основную работу сотрудника.
• Убедитесь, что работник, принимающий поручение, имеет соответствующие полномочия и может нести за него ответственность. Если работа предполагает сотрудничество, особенно с вышестоящими по должности, убедитесь, что «наведены мосты». Прежде всего, не привлекайте к таким делам неподготовленных сотрудников, которые не владеют ситуацией, особенно если это не предусмотрено политикой компании.
• Помните, что важно не только четко объяснить, какой нужен результат. Выдвигая требования, обязательно дайте человеку понять, что он может рассчитывать на вашу поддержку. Зная, что вы беспокоитесь об успешном выполнении задания, он тоже будет работать с полной отдачей.
• Регулярно анализируйте ход выполнения работы и обсуждайте все проблемы, возникающие в процессе, особенно если вы обучаете сотрудников новым умениям.
Если вы четко не сформулируете требования, задание всякий раз будет возвращаться к вам на доработку. Вы также рискуете чрезвычайно огорчить своих сотрудников, поскольку они не только не выполнят порученного задания, но и потратят впустую свое время.
