Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база | страница 7
Заверяет подлинность подписи ответственного лица печать предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью (кроме гарантийных).
Некоторые документы кроме подписания требуют своего утверждения. Это положение предусматривается в нормативных актах предприятия. Утверждение документа может происходить с помощью специально изданного документа (приказ, протокол и др.) или грифом утверждения, оформленным компетентным должностным лицом.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Зенит»
Подпись. А.К. Фролов.
20.04.2004
УТВЕРЖДЕН
Приказом по основной деятельности
20.04.2004 № 34
Гриф утверждения располагается в правой верхней части документа. Слово «утвержден» согласовывается с видом утверждаемого документа (инструкция – утверждена) и пишется прописными буквами без кавычек.
На некоторых документах предусмотрено проставление резолюции компетентного должностного лица. Резолюция – это как бы маленький документ, закрепляющий распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция включает в себя текст, подпись и дату. Текст резолюции может содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки вопроса. Кроме того, в резолюции указан исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Резолюция часто является основание взятия документа на контроль.
После исполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона). Ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. Если документы имеют гриф ограничения доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес (отдел, дело и т. д.).
