Обязательным реквизитом любого документа является дата. Дат может быть несколько – составления, согласования, подписания или утверждения, исполнения и др. Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами (02.10.2005), в нормативных – допускается использование словесно-цифрового способа (05 марта 2005 г.).
Рядом с датой в бланке документа обычно предусмотрено место для регистрационного номера, представляющего из себя цифровое или буквенно-цифровое обозначение (Приказ № 8 л/с). Кроме того, регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ и т. д.
Проекты документов, предусматривающих согласование с соответствующими должностными лицами, имеют визы согласования. Виза согласования документа состоит из указания должности визирующего, его подписи и расшифровки, даты:
При несогласии с текстом документа виза дополняется фразой «Замечания прилагаются». Такие дополнения и замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к документу. Визы на внутренних документах проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа, на внешних – ниже подписи или на левом поле последнего листа экземпляра копии, остающейся на предприятии. Работники кадровой службы должны четко знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю. Список таких должностных лиц составляется на усмотрение руководства, чаще всего это работники юридической службы, бухгалтерии и непосредственные руководители. Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.
Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу – подпись компетентного должностного лица. Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией – членами комиссии. Реквизит «подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его подписи и расшифровки с указанием инициалов и фамилии. Если документ изготовлен на чистом листе, а не на фирменном бланке, название должности включает в себя
