Информационное письмо – это результат логического развития переписки. Такое письмо отправляется адресату в том случае, если контакт с ним удалось установить и он не возражает против его последующего развития. Такое письмо призвано объективно и в несколько большем объеме (по сравнению с сообщением) проинформировать адресата, о стремлении автора послания развивать деловые и личные контакты, об отдельных аспектах их осуществления и т. п.
Письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл) в отличие от презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к совершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения (опять-таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях – и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления.
Краткие письменные сообщения используются в тех случаях, когда у автора (организации-отправителя) возникает необходимость в немногословном срочном информировании адресата в связи с конкретным поводом Подобные сообщения направляются адресатам в форме уведомления напоминания или предупреждения.
Отличительными особенностями напоминания являются:
1) ссылка на высланное ранее уведомление;
2) более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;
3) информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату в случае, если и на напоминание со стороны последнего так и не последует соответствующей реакции.
Сопроводительные письма – это письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма.
Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень.
Письмо-благодарность (благодарственное письмо) – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.
Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
Благодарим за оказанную помощь в…
Выражаем Вам свою благодарность за…
Письмо-извинение – деловое письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.
Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:
Приносим свои извинения за то, что…
Приносим Вам свои глубокие извинения…
