Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.
Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель.
Пример должностной инструкции
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель «ЗАО Бизнесконсалт»
_________________ (А.П.Игнатьев)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря руководителя
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «ЗАО Бизнесконсалт» (далее – «Общество»).
1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Общества.
1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества.
1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Секретарь руководителя должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
– структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
– организацию делопроизводства;
– методы оформления и обработки документов;
– архивное дело;
– машинопись;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– основы этики и эстетики;
– правила делового общения;
– основы организации труда и управления;
– правила эксплуатации вычислительной техники;
– основы административного права и законодательства о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на Гусеву И.Г – специалиста отдела автоматизации.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
2.1. Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
