Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на три основные части:
1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);
3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).
В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.
Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.
Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.
«Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.
Эмблема должна быть зарегистрирована официально.
Товарный знак запрещается использовать другим лицам.
Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.
Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа.
Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
