Командир базы Лох Ю представил им коммодора конвоя капитана 1 ранга Мелхьюиша. Коммодор провел краткий инструктаж, коснувшись ордеров конвоя, особо подчеркнул необходимость точно соблюдать свое место в строю и не отставать. Он также добавил, что жизненно важно не дымить сверх необходимого.
Когда он закончил, командир базы представил шкиперам капитана 1 ранга Шербрука, который рассказал о планах взаимодействия конвоя и эскорта. Он сказал, что конвой должен отворачивать от любого рейдера, пока эсминцы сосредоточатся, чтобы отбить атаку. Торговые суда в хвосте конвоя должны сбрасывать плавучие дымовые шашки.
Он также подчеркнул, что темнота будет их самым главным союзником. Впрочем, шкиперы не имели особых иллюзий относительно участия в русских конвоях и прекрасно знали, как много транспортов было потоплено в период полярного дня. Шербрук подчеркнул, что атаки Люфтваффе маловероятны, а подводные лодки будут испытывать большие проблемы, пытаясь обнаружить конвой. Поэтому больше других следует опасаться атаки надводных кораблей. Шербрук напомнил, что плохая погода также поможет конвою укрыться, хотя и сделает сохранение строя гораздо труднее.
Один из штабных офицеров позднее писал: «Атмосфера больше напоминала какую-то лекцию по сельскому хозяйству в деревенской управе, чем военное мероприятие. В конце пара шкиперов постаралась даже приободрить меня, хотя было совершенно понятно, что торговый флот не простил военному историю с PQ-17 и прекрасно помнит о ней».
Во время совещания разгорелся спор, когда именно следует сбрасывать плавучие дымовые шашки. Наконец все пришли к соглашению, что их следует сбросить, как только будет выполнен первый отворот от немецкого рейдера. Затем начался спор, как долго конвой может следовать в обратном направлении, если противник попытается атаковать его спереди. Решение было оставлено на усмотрение коммодора капитана 1 ранга Мелхьюиша. Но принимать решение он должен был на основе оценки ситуации капитаном 1 ранга Шербруком. Позднее это сыграло важную роль.
Совещание закончилось стандартным пожеланием: «Джентльмены, я надеюсь, нас ждет приятное путешествие». Шкиперы рассовали приказы по портфелям и отправились по своим судам, стоящим в продуваемом всеми ветрами заливе. У них еще имелось около 3 часов, чтобы проинструктировать команды перед выходом.
После этого Шербрук провел короткое совещание с командирами эскортных кораблей, отдав приказы капитану 2 ранга Г.Т. Расту, командиру тральщика «Брэмбл», который должен был вести конвой до точки «С» у берегов Исландии, где их встретит Шербрук со своими эсминцами. Он знал Раста очень давно, так как они вместе учились в морском колледже в Дартмуте. Поэтому эти двое офицеров полностью доверяли друг другу.
