Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу также относится к «трудным» письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, стараясь сохранить при этом лицо своей компании.
План письма
1. Дайте ссылку на письмо– жалобу.
We thank you for your letter of May 22, 2004, in which you informed us that package number 5 of the above consignment contained the wrong goods.
Спасибо за Ваше письмо от 22 мая 2004 г., в котором Вы сообщаете нам, что в коробке 5 вышеупомянутого груза находятся не относящиеся к делу товары.
Thank you for your letter of May 22, 2004, in which you pointed out that three mistakes totally 1560 had been made on your statement.
Спасибо за Ваше письмо от 22 мая 2004 г., в котором Вы указываете, что в Вашем счете было сделано 3 ошибки на общую сумму 1560.
We would like to thank you for informing us of our accounting error in your letter on May 22, 2004.
Мы бы хотели поблагодарить Вас за сообщение о нашей бухгалтерской ошибке в в Вашем письме от 22 мая 2004 г.
We are always interested in receiving comments from our customers because this helps us to improve the service.
Мы всегда заинтересованы в получении отзывов от наших клиентов, поскольку это помогает нам улучшить наш сервис.
Your detailed description of the damage was very helpful to us.
Ваше детальное описание повреждений было очень полезным для нас.
2. Выразите сожаление по поводу предмета жалобы.
We are very sorry to know (to hear) that...
К сожалению, выяснилось, что...
We are very sorry to hear that 3 pianos of the wrong colour were sent.
Мы были очень огорчены услышать, что Вам были отгружены 3 пианино неправильного цвета.
We were very sorry to know that you were dissapointed with the consigment of designer denim jeans.
Мы, к сожалению, узнали, что Вы быди разочарованы качеством поставленных нами дизайнерских деним джинсов.
3. Объясните, что вызвало проблему.
We have investigated the matter and found that the mistake was due to...
Мы изучили этот вопрос и нашли, что ошибка была вызвана...
