Управленческий учет в США | страница 63

На этапе переноса данных первичного учета в регистры бухгалтерского учета могут также использоваться общий журнал и несколько специальных журналов. Они ведутся в хронологической последовательности. Но если общий журнал предназначен для фиксации единичных, не повторяющихся записей, а также записей на счетах, редко используемых в практической работе, то специальные журналы заполняются однородными повторяющимися операциями (по покупкам, продажам и др.).

Ведение специальных журналов не является безусловным. Особенно если учет автоматизирован. Использование современных компьютерных технологий позволяет автоматически сформировать регистры аналитического и синтетического учета движения имущества, капитала, обязательств. Однако компании часто не отказываются от ведения специальных журналов. Журналы дают возможность ограничения доступа отдельных сотрудников компании к информации, представляющей коммерческую тайну. Они используются как хранилища информации для внутреннего управленческого учета, анализа внутренней информации и представления ее менеджерам. Использование журналов сокращает объем информации, переносимой в Главную книгу.

Данные журналов используются также для подтверждения, аудиторскими организациями достоверности показателей финансовой отчетности. Не имея промежуточных записей хозяйственных операций в специальных журналах, затруднено, а порой невозможно сопоставить данные регистров с первичными учетными документами, поскольку записи разбросаны по дебету и кредиту многочисленных счетов. В журналах указывают номера проводок, их коды, а затем эту информацию переносят в Главную книгу. Специальные журналы содержат также анализ влияния каждой хозяйственной операции на активы, пассивы, капитал компании, помещают объяснения корреспонденции счетов. Приведем форму Главного журнала в табл. 2.7.

Особенностью Главного журнала является указание страницы, на которой отражена хозяйственная операция, что в дальнейшем переносится в Главную книгу и позволяет сверить записи, выявить ошибки. В графе «Справка о проводке» проставляются номера дебетуемого и кредитуемого счетов, что дает возможность перенести суммы по дебету и кредиту соответствующих счетов в Главную книгу. По графам «Дебет» и «Кредит» указывается сумма операции.

Следующим этапом учетной регистрации в международной практике является заполнение Главной книги. Записи Главного журнала и/или специальных журналов по дебету и кредиту счетов и сумме распределяют между отдельными счетами Главной книги. Происходит процесс систематизации записей. Хронологические записи преобразуются в систематические, обобщаются и используются для расчетов оборотов и остатков по тем счетам, которые ведутся в компании в соответствии с принятым рабочим планом счетов.