Принято выделять две формы бюджетной отчётности (budget statements): план прибылей (бюджет доходов и расходов) (profit plan) и прогноз движения наличности (cash forecast) (бюджет движения денежных средств). План прибылей – это отчёт о прибылях, рассчитанный на период, на который составляется бюджет. Он обобщает в виде финансовых показателей данные по планируемым усилиям, по стимулированию продаж (показатель расходы на продажи – selling expense) и результат прилагаемых усилий (показатели: коммерческий доход – sales revenue и дополнительные затраты на продажи – accompanying cost of goods sold). Отдельные планы прибылей обычно готовятся по каждому из наиболее важных сегментов рынка, на которых работает компания. Данные, лежащие в основе плана прибылей, составляются коммерческим департаментом компании, на котором лежит ответственность за составление бюджетов продаж и издержек.
Многие компании составляют также альтернативные бюджеты с целью оперирования ожидаемыми объемами в течение бюджетного периода. Набор альтернативных бюджетов известен как гибкий бюджет. Практика составления гибких бюджетов широко применяется на производственных предприятиях. Она позволяет облегчить оценку издержек производства (cost performance) при различных уровнях объема продаж.
Вторым основным элементом годового бюджета (annual budgetary plan) является прогноз движения наличности (cash forecast) или бюджет движения денежных средств (cash budget), в котором суммируются ожидаемые движения наличности по всем операциям компании. В него включаются ожидаемые наличные платежи, поступления наличности, количество наличных денег на руках. Предварительные прогнозы движения наличности используются при решении вопросов о наличии доступных денежных средств на выплату дивидендов, покупку или строительство зданий, оборудования, а также для ряда других программ, которые не требуют немедленной оплаты.
Цель отчётов по текущей деятельности – подготовка оперативных данных для менеджмента компании с целью последующего принятия стратегических решений по вопросам текущей и будущей операционной, инвестиционной и финансовой политики компании.
После утверждения бюджета перед специалистами по управленческому учёту (бухгалтерами, аналитиками и экономистами) ставится задача: подготовить информацию о результатах деятельности компании в отчётный период и представить её в доступной для управленческого анализа форме. Основной интерес для менеджмента в полученной информации представляют оценки: достигли ли их действия ожидаемых результатов? Если нет, то почему? Насколько успешно подчинённые справлялись с порученными им заданиями? Какие проблемы и возможности возникли с момента подготовки бюджета? Оттого информацию нужно представлять в пригодной для сравнения форме, соотносить фактические результаты с намеченными менеджментом и рассматриваемыми менеджерами как удовлетворительные. Критерии сравнения устанавливаются в бюджете для каждого случая.
